Ha a kkv-k racionalizálni szeretnék nyomtatási költségeiket, akkor beruházási szemléletmódjukon és nyomtatási infrastruktúrájuk kezelésén egyaránt változtatniuk kell – állítja A nyomtatás ésszerűsítése – Beszerzési szempontok a kkv-k számára című, az OKI Europe támogatásával létrejött tanulmányában az IDC.
2011-ben Európában a lézer- és LED-nyomtatók értékesítése 3 százalékot meghaladó mértékben nőtt a kkv-szektorban. Ez a növekedés arról is árulkodik, hogy a vállalkozások – élve az új technológiák nyújtotta előnyökkel – egyre több nyomtatási feladatot oldanak meg házon belül.
„Jó hír ez a nyomtatógyártók számára, hiszen azt jelzi, hogy megoldásaikkal sikeresen tudnak reagálni a piac változó igényeire. Különösen a színes nyomtatók népszerűsége nőtt, ami aligha meglepő, tekintve, hogy a lézer- és LED-nyomtatókkal ma már az irodában is lehet színes dokumentumokat költséghatékonyan és professzionális minőségben nyomtatni” – állítja Terry Laidlaw, az OKI Europe ügyvezető igazgatója.
„Ugyanakkor problémát jelenthet, hogy a cégvezetés sokszor nem is tudja, mennyit nyomtatnak a vállalatnál, és hogy ez a gyakran „elfelejtett” költségtétel valójában mennyibe is kerül nekik. A jelenlegi bizonytalan gazdasági környezetben egyre fontosabb, hogy átgondoljuk a költségeket. A nyomtatás pedig azon területek egyike, amelynek átalakításával a cégek már rövidtávon is jelentős megtakarításokat érhetnek el” – fűzi hozzá Terry Laidlaw.
A nyomtatóhasználat nyomon követése
Ahol nap mint nap hatalmas mennyiségű információ keletkezik, ott a felhasználók előszeretettel használják a nyomtatást az adatok könnyebb feldolgozására. Ez gyakran oda vezet, hogy a szükségesnél több példányt nyomtatnak ki, vagy indokolatlanul használják a színes nyomtatást.
A vállalkozásoknak jobb rálátással kell rendelkezniük arra, hogy alkalmazottaik mennyit nyomtatnak, sőt, ezt kézben is kell tartaniuk. Ennek érdekében érdemes olyan szoftverek beszerzését fontolóra venniük, amelyek képesek a nyomtatási feladatokat azonosítani, nyomon követni és kezelni.
Egy ilyen szoftver hálózatra telepítésével a vállalat a kinyomtatott anyagok mennyiségét szervezeti egységenként vagy felhasználónként tudja felügyelni és kezelni. A vállalatvezetés így pontosan láthatja, hogy ki mit nyomtat (például színeset vagy fekete-fehéret), hány oldalban, illetve mikor és milyen típusú fájlok nyomtatását indította el. Az információk birtokában pedig szabályozásokat vezethet be a nyomtatások ellenőrzésére és ezáltal a költségek csökkentésére. Ilyenek lehetnek például:
- A nyomtatási tevékenység felhasználókra vagy szervezeti egységekre bontott kimutatása, amely alapján ezek költségei házon belül vagy az ügyfelek felé elszámolhatók.
- A fekete-fehér nyomtatás beállítása alapértelmezettként, azaz ha a felhasználó színes nyomtatást szeretne, ezt a beállítást meg kell változtatnia.
- Az egyoldalassal szemben a kétoldalas nyomtatás alapértelmezett beállítása.
- A színes nyomtatást érdemes csak egy bizonyos alkalmazotti kör számára, illetve bizonyos dokumentumfajták szerint engedélyezni, de ugyanígy hasznos lehet, ha korlátozzuk az egy főre engedélyezett színes nyomtatás oldalszámát.
- A festéktakarékos üzemmód beállítása alapértelmezettként, amit a felhasználók csak akkor változtathatnak meg, ha mindenképpen jobb minőségű nyomatokra van szükségük.
Kevesebb külső nyomtatási partner bevonása
A teljes körű nyomtatási igények és költségek elemzésekor a külső szolgáltatónál jelentkező költségek sem elhanyagolhatók. Ezek egy részét házon belüli nyomtatással is kiválhatják a kkv-k, ráadásul így a megfelelő időben és mennyiségben készíthetik el nyomtatott anyagaikat. Többé nem kell a méretgazdaságos sorozatnagyság miatt nagyobb tételben nyomtatniuk, ami amellett, hogy pazarlással jár, további tárolóhelyet is igényel.
Ezért célszerűbb, ha A4-es helyett A3-as színes nyomtatót vásárolnak, mivel ezzel a cég marketinganyagainak szélesebb körét tudja házon belül előállítani, így proaktívan tud alkalmazkodni a változó vevői és piaci igényekhez.
Nem meglepő tehát, hogy 2011-ben az A3-as nyomtatók értékesítése a kkv-szektorban 8 százalékos növekedésével messze túlszárnyalta a piaci átlagot. Az A3-as nyomtatókat használó kisebb vállalkozások nemcsak bannereket, posztereket, csomagolásmintákat vagy reklámleveleket tudnak kiváló minőségben nyomtatni, hanem bármit, amire a szokásosnál nagyobb méretben van szükség, így például táblázatokat vagy műszaki rajzokat is.
„Nyomtatóparkjuk korszerűsítése előtt a kkv-k vezetőinek több szempont alapján érdemes mérlegelniük. Fontos például felmérni, hogy mennyire régiek a meglévő nyomtatók, mekkora a működtetésük összköltsége, beleértve a festékfelhasználást, a fényhenger élettartamát és az energiafogyasztást. Ezek alapján eldönthetik, hogy érdemes-e beruházni egy új készülékbe, figyelembe véve, hogy a legfrissebb technológiai fejlesztések nagyobb nyomtatási sebességet és jobb nyomtatási minőséget tesznek lehetővé. Indokolt lehet továbbá egy sokoldalú és megfizethető árú A3-as gépben vagy egy többfunkciós eszközben gondolkodni, különösen, ha hasonló helyigénnyel rendelkezik, mint egy A4-es készülék” – javasolja Terry Laidlaw.
