A magyar közép- és nagyvállalatoknál hetente átlagosan 200 irat képződik, ennek ellenére a cégek többsége (62%-a) még jellemzően papír iktatókönyvben vagy táblázatkezelő programban (30%) tartja nyilván a beérkező dokumentumokat, sőt, még a "kockás füzet" használata is előfordul - derül ki dokumentumkezelő rendszerek szakértője, a DMSONE Zrt. megbízásából a GKIeNET által készített felmérésből, mely a 2,5 milliárd Ft feletti árbevételű vállalatokat vizsgálta. A megkérdezettek jellemzően az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak.
Dokumentumkezelő rendszert mindössze a kutatásban részt vevő 115 vállalat egynegyede használ, és csupán további 17 százalék tervezi annak bevezetését. Ennél ugyanakkor sokkal több cégnél, a megkérdezettek egyharmadánál jelentkezik igény a dokumentumkezelés hatékonyabbá tételére. "A felmérés is rávilágít arra, hogy ugyan a vállalatok szeretnék javítani a dokumentumkezelési folyamataikat, de nem feltétlen tudják, hogy erre egy szoftver jelenthet megoldást" - mondta el Varga László, a DMSONE operatív igazgatója. A hatékonyabb dokumentumkezeléstől egyébként a cégek elsősorban a folyamatok felgyorsítását, a határidők pontos kezelését várják, ugyanakkor a megnövekedett mennyiségű irat kezelésének egyszerűsítését is kiemelték. Érdekesség, hogy a dokumentumkezelés csökkenő költségeit mindössze 25 százalék jegyezte meg.
Az elveszett iratok jelentik a legnagyobb problémát
A dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya közel minden tizedik vállalatnál okozott már fejfájást. Az adatbiztonság még ennél is kényesebb terület: a cégek 18 százalékánál veszett már el és 13 százalékánál rongálódott meg irat. "Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése ezekre a problémákra is megoldást jelent, hiszen minden egyes beérkező dokumentum azonnal rögzítésre kerül egy központi adatbázisban, ahol a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz" - emelte ki Varga László.
