A kommunikációs technológiák széttagoltsága - így a hagyományos és digitális eszközök keveredése - következtében a szervezeteknek új módszerekkel kell kezelniük kommunikációs stratégiájukat, vagy kockáztatják üzleti kapcsolataikat. A vállalatok egyik legfontosabb feladata, hogy a munkatársakkal, ügyfelekkel és partnerekkel folytatott kapcsolattartás során megtanulják, hogyan tarthatják egészséges egyensúlyban a hagyományos és digitális kommunikáció eszközeit.
A Canon a tanulmány eredményeinek alapján hat neves szakértő közreműködésével összeállított egy útmutatót, amelyből a vállalatok megtudhatják, hogyan célszerű kommunikálniuk a mai üzleti környezetben, hogyan alkalmazhatják az új technológiákat a leghatékonyabb módon, illetve hogyan alakíthatnak ki kiegyensúlyozott munkakörnyezetet.
1. "Hagyományőrzés" pro és kontra - Találd meg az egyensúlyt!
A személyes kommunikáció hosszú időn át tartó egyeduralma nem volt véletlen: gazdagabb és mélyebb információcserét tesz lehetővé, megfigyelhető a testbeszéd, egyszerűbben átadhatók az érzelmek. A vállalatvezetőknek ezért érdemes alaposan átgondolni, hogy lemondják-e a személyes részvételt egy megbeszélés, konferencia vagy esemény előtt, hiszen az akadályozhatja a szakmai és üzleti közösségek fejlődését.
A személyes kommunikáció ugyanakkor időigényes és költséges eszköz egy olyan modern globális környezetben, ahol a gyorsaság, a költségcsökkentés és a környezetvédelem a legfontosabb szempontok egy vállalat életében. Az információcsere - főként a multinacionális vállalatoknál - manapság földrajzilag szétszórt személyes hálózatok és kapcsolatok között zajlik, így ezen szervezetek számára a személyes kommunikáció közel sem a legideálisabb eszköz.
2. Mikor digitális és mikor személyes?
Míg a kapcsolati tőke a személyes találkozókon és a személyes kommunikáció során alakul ki, a kommunikáció személytelenebb formáinak kétségtelenül megvan az a jelentős előnyük, hogy javítják az információk átadásának sebességét és hatékonyságát. Egy vállalat tehát akkor alkalmazza hatékonyan a kommunikációs eszközöket, ha az üzleti kapcsolatok kiépítésének fő eszköze a személyes interakció, míg a modern információtechnológiai kommunikációs lehetőségek a már kiépített kapcsolat fenntartását és ápolását szolgálják, sokkal gyorsabban és hatékonyabban, mint korábban.
3. Ügyeljünk az alkalmazottakra!
A vállalatoknak mindig figyelembe kell vennie a digitális kommunikáció alkalmazottakra gyakorolt hatását. Az e-mail, és az azonnali üzenetküldő rendszerek hatékonyan és gyorsan javítják a kommunikációt, ám ez nagy mennyiségben érkező üzenetek esetében nyomasztó is lehet a kollégák számára. Az okostelefonok és tabletek használata ugyan növeli az alkalmazottak rugalmasságát, ám hosszabb munkaidőt és a munkahely-otthon egyensúly megzavarását eredményezheti.
A szerződéses és szabadúszó dogozók száma azonban gyorsan növekszik, és az új generáció körében népszerűek az új eszközök, mivel így könnyebben beoszthatják a munkaidejüket és egész napjukat.
4. Tanuljunk a digitális korszak szülötteitől!
A vállalatok életében egyre több olyan munkatárs jelenik meg, akik már a digitális kommunikáció korszakában születtek. Így vállalaton belül ugyan egyre erősebb lesz a legújabb eszközöktől való függés, viszont az új generáció már képes lesz arra, hogy az új, személytelen csatornákon keresztül is bizalmat és a szilárd kapcsolatokat építsen ki. Az új eszközök a hagyományos kommunikációs korszak szülötteit túlságosan óvatossá, és tartózkodóvá tehetik, ám az új generáció számára már természetes a barátság és kölcsönös tisztelet újszerű formáinak kialakítása.
5. Légy kreatív, és kísérletezz!
A digitális eszközök egyszerű használata és a személyes kapcsolattartás hatékonyságának ellentéte fontos kérdés, a két kommunikációs formára azonban nem szabad úgy tekinteni, mint egymással szemben álló eszközökre. Annak ellenére, hogy a digitális kommunikációs eszközök munkahelyi használata sokak számára még elég nehézkes, a digitális tehetségek számának növekedésével, és az "e-készségek" folyamatos elsajátításával ez a probléma fokozatosan megoldódik.
A vállalatok számára a jövőben a legnagyobb kihívás, hogy kihasználják a személytelen kommunikációs formák előnyeit, ugyanakkor innovatív és kreatív módon gyarapítsák személyes kapcsolataikat, így kapcsolati tőkéjüket.
A hosszú távú üzleti kapcsolatok kiépítésének és megtartásának kulcsa tehát a vállalati-, és az ügyfelekkel által alkalmazott kommunikációs eszközök összhangjának kialakítása. A vállalatoknak azonban sokat kell még dolgozniuk azért, hogy a körülöttünk zajló infokommunikációs forradalom előnyeit teljes mértékben kihasználhassák és élvezhessék.
* A Canon Europe megbízásából - az ICM által 8 európai ország vállalatai körében - készített felmérés elemezi a vállalatok ügyfél-kommunikációs módszereit, a trendek és szokások utóbbi öt évben tapasztalt változásait, valamint az üzleti kapcsolatokra gyakorolt potenciális hatásukat.
