Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (APEH) 2009. október 26-án kiadott közleményében foglalt állást az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozóan. A dátum fontos mérföldkő volt a hazai e-átmenet (e-Transition) szempontjából, hiszen ekkor hárult el az utolsó akadály is az e-számlázás útjából. Az Itella Information 2010 tavaszán elvégzett reprezentatív kutatása1 16 európai ország számlázási szokásait vette górcső alá, így Magyarországét is.
Az e-forradalom jegyében a cégek a számlázási kiadásokon is jócskán tudnak faragni. A feltételek adottak, most már csak a vállalati döntéshozókon múlik, hogy az e-számlázás és a tevékenység költséghatékony kiszervezése végre hazánkban is elterjedhessen. Így nem kellene minden májusban újra és újra helyet keresni vaskos számla- és bizonylatkötegnek a polcokon, elég lenne csupán egy - már az APEH által is támogatott - digitális adathordozón archiválni az előző év számlaforgalmát.
Európában már terjed az e-számlázás, mi még a "papírformát" hozzuk
A magyar cégek számlázási szokásait vizsgálva, hazánk elmarad az Itella Information által kimutatott nemzetközi átlagtól. Míg az európai vállalatoknak már 50%-a küld és fogad e-számlát, az e-átállás hazánkban még nem kapott lendületet. A magyar vállalatok a számlák többségét még a hagyományos úton intézik: a hazai cégek kimenő számláinak 88%-a, bejövő számláinak pedig 83%-a még mindig papír alapú. A hagyományos számlák és bizonylatok papír alapon való kezelése nemcsak aktuálisan jelent súlyos terhet a vállalatoknak, hanem ezeknek a papírtonnáknak az archiválása hosszú távon is egyre halmozódó hely-, energia- és munkaidő-ráfordítást emészt fel.
Az Itella Information adataiból kitűnik, hogy a magyar cégek számláikat elsöprő arányban, közel 90%-ban házilag nyomtatják - munkaerőt, munkaidőt, helyet, gépet, anyagot, szervezést nem kímélve. Ez nagyobb számlamennyiségeknél jelentős plusz terhet ró a cégekre, amit tőlünk nyugatabbra a vállalatok már felismertek, és elkezdték hatékonyabbá átszervezni számlázásaikat. De vajon mivel váltják ki ezt a pazarlást Európában?
Finnországban például a számlanyomtatás kellemetlen és költséges folyamatát több mint fele részben (54%) egyszerűen megfelelő technológiával rendelkező, nagy tömegű számlanyomtatásra specializálódott szakcégekhez szervezik ki. Más északi országokban, Nagy-Britanniában és Ausztriában is a számlákat nyomtatás helyett elektronikus formátumban e-mailen keresztül küldik az ügyfeleknek: nincs papír-, festék-, borítékolási és postaköltség, valamint időben, munkában is sokkal kevesebbet emészt fel, ha jól megszervezik. Ez a módszer Magyarországon is ismert, de kevéssé elterjedt (9%). Elmaradásunk azonban akár előnyünkké is válhat, mert lehetővé teszi, hogy a köztes lépcsőfokot átugorva vállalataink egyből a fejlődés legmagasabb szintjére lépjenek. A legfejlettebb e-számlázási megoldás ugyanis nem az e-mail számlázás, hanem az, amikor a számlázások - küldések és fogadások - teljesen zárt elektronikus rendszerben zajlanak. Ez jelenti a jövőt Európa és Magyarország számára is: a folyamat szinte teljesen automatizált, élőmunka és anyagigénye szinte nincs, a környezetet nem terheli és még e-mail forgalmat sem generál. Finnországban a számlák 23%-a már ma is ilyen zárt elektronikus rendszerben kerül kibocsátásra, de a megfontolt britek és a racionális németek is élen járnak a módszer bevezetésével.
Az eredményekből jól látszik, hogy az Itella kutatásban részt vevő országok többsége már az e-átállás magasabb fokozatába kapcsolt, de a kelet-európai régió ennél lassabban reagál. Hazánk sajnos csak sereghajtó, de adott a lehetőség, hogy a köztes fejlődési lépcsőfokokat átugorva a magyar vállalatok egyből a legfejlettebb e-számlázási módszerek "e-sebességgel" száguldó vonatára szálljanak fel.
3 éven belül itthon is költséghatékonyabb számlázást remélnek a cégek
A ma tapasztalható hagyományos számlakezelési gyakorlat mellett az Itella Information megvizsgálta azt is, hogy milyen célokat tűznek ki, milyen előrelépést várnak a hazai cégek saját számlázási folyamataikban a következő 2-3 évben. Az Itella Information által megkérdezett cégvezetők 84%-a felismerte, hogy a számlázás terén további megtakarításokat lehet és kell elérni.
Nemzetközi trendek és Itella ajánlások
Az Itella kutatás hazai eredményeit összegezve megállapítható, hogy a magyar vállalatok - bár a pénzügyi feladatok kiszervezése bevett szokás idehaza - eddig még nem kezdték meg az e-átállást olyan ütemben, mint nyugat-európai társaik. Ugyanakkor a cégek többsége 2-3 éven belül szívesen átállna a kimenő és bejövő számlakezelés a mainál hatékonyabb, gazdaságosabb és környezetkímélőbb rendszerére.
Az e-átállás hazai elterjedését eddig vélhetőleg az e-számlázással kapcsolatos információk hiánya és az emiatti bizonytalanság lassította, hiszen a jogi lehetőség és az elérhető szaktudás hiányáról nem lehet szó. Az e-átállás feltételei Magyarországon mind a számviteli szabályozást tekintve, mind az e-számlázáshoz igénybe vehető külső szolgáltatások szempontjából adottak.
Az Itella Information szakmai ajánlása szerint azoknak a hazai cégeknek, amelyek tervezik, hogy a jövőben kiaknázzák az e-átállás gazdasági előnyeit, ezt mindenekelőtt céges (B2B) számlaforgalmuk kiszervezésével érdemes kezdeniük. A lakossági e-átmenet csak hosszabb távon valósulhat meg, de az e-átállás ma már hazánkban is kézenfekvő realitás.
1: Az Itella Information kutatásáról röviden: Az Itella Group (a korábbi Finn Posta) e-számlázással foglalkozó leányvállalata, az Itella Information 2010 tavaszán 16 országra kiterjedő átfogó kutatást végzett az európai számlázási szokásokról és fejlődési irányokról. A reprezentatív kutatás olyan kérdésekre keresett válaszokat, amelyek gazdasági és környezetvédelmi szempontból is egyre időszerűbbek az üzleti élet szereplői és a fogyasztók számára egyaránt. Összesen 16 ország 9037 állampolgára mint fogyasztó és 4765 vállalatvezető mint döntéshozó válaszolt az Itella Information kérdéseire.
