A kézi adatbevitel időigényes és nagy a hibázás esélye. A manuális dokumentumkezelés, -tárolás, -másolás és -továbbítás mind rontják egy kicsit a hatékonyságot, és ezek a negatívumok gyorsan összeadódnak. Űr keletkezik a vállalatnál dolgozó emberek és a kritikus információk között, ami csökkenő alkalmazotti és ügyfélszolgálati teljesítményhez vezethet.
Egy hatékony ellátási lánc rutinfolyamatokat igényel, de ezek problémákat okozhatnak, mivel szinte lehetetlen elérni, hogy egy gyártónak teljes képe legyen a saját működési folyamatáról, ha nincs valós idejű rálátása az információkra. Az információk láthatósága és felügyelete révén egy gyártó könnyen tud reagálni az ellátási lánc bármelyik fázisában történő változásra, valamint gyorsan és hatékonyan tud problémát kezelni.
Egy elosztott intelligens beviteli megoldás a kiindulópontja a nagyobb termelékenységnek a logisztikai munkafolyamatban. Ez lehetővé teszi a gyártó cégeknek, hogy kiküszöböljék a manuális fázisokat és az esetleges hibákat, mivel az információt digitálisan viszik be minden folyamat elején. A strukturálatlan adatokat használó folyamatokat rugalmas, optimalizált munkafolyamattá alakítja, amely könnyen integrálódik a vállalat meglévő rendszereibe.
Ez csökkenti a manuális adatbevitel iránti igényt, egy gyors, hatékony módját kínálva az információ rögzítésének, ami szükséges ahhoz, hogy a költséges, gyakori hibalehetőséget magában hordozó üzleti folyamatokat optimalizálja és hozzáadott értéket teremtő műveletekké alakítsa.
Az olyan fejlett szolgáltatások kihasználásával, mint az intelligens adatkinyerés, a kontextus-megosztás és a kollaboratív tárolás, egy szervezet képes lesz gyorsan feldolgozni még a legbonyolultabb dokumentumokat is.
Természetesen a gyártás a vállalkozásnak csupán ez egyik része. A kész termékeket el kell szállítani a vásárlókhoz vagy a disztribútorokhoz. Ekkor belép egy másik lényeges elem a gyártók számára: az előre kinyomtatott fuvarlevél űrlap. Ez a nyomtatási költségek növekedését és a rugalmasság hiányát vonja maga után, ráadásul az adatokat újra be kell vinni a digitális üzleti folyamatokba való bevitel érdekében a szállítási folyamat mindkét végpontján. Ugyancsak odafigyelést igényel annak biztosítása, hogy mindenki az aktuális űrlapokat használja, továbbá a helyszíni dokumentumtárolás és a drága szkennelési szolgáltatások késleltetik a hozzáférést a szállítási dokumentumokhoz.
Csakúgy mint a fentebb tárgyalt esetben, ezeknek a folyamatoknak az automatizálása és digitalizálása sok kihívást megszüntet, különösen ha a megoldás könnyedén illeszkedik a meglévő szállítási dokumentum folyamatokba. Belátható időn belül mindig lesz igény a szállítmányt kísérő, valamilyen papíralapú űrlapra, azonban ennél a megközelítésnél a költséges többlapos űrlapok helyett egy lézernyomtatású űrlapra, amely kész az aláírásra. Ez kiküszöböli a szétválasztás, postázás, faxolás és irattározás manuális fázisait, továbbá új hatékonyság, elérhetőség és egyszerűség behozatalával a fuvarlevél munkafolyamatba, átalakítja a kimeneti logisztikát.
A kirakós játék utolsó darabja ugyanennek a technológiának a bevezetése az adminisztrációs központokban. Annak ellenére, hogy a papíralapú és a digitális tartalmakat napi üzleti rutinjába integrálta, sok gyártó még mindig túl sok időt tölt az eltérések összeegyeztetésével, valamint a különféle szervereken, merevlemezeken és mobil eszközökön szétszórtan elhelyezett információk megkeresésével. Ennek eredményeképpen egy olyan egyszerűnek tűnő feladat, mint egy kifizetés jóváhagyása, egy szállítmány előkészítése vagy egy új alkalmazott felvétele, emailek özönével, vég nélküli telefonálgatással és az irodák között szétosztott fénymásolatok tömegével járó, bonyolult műveletté válik.
Egy jól bevezetett tartalomkezelő szoftver átgondolt folyamatokkal kombinálva lehetővé teszi a számlákkal, a beszerzési dokumentumokkal, az utazási és kiadási nyugtákkal, a leltárfeljegyzésekkel, a szállítási papírokkal, a szerződésekkel és egyebekkel kapcsolatos összes adminisztráció optimalizálását.
Ezek az intelligens megoldások a kivételes pontosságú adatkinyerés révén növelik a teljesítményt, miközben biztosítják a bizalmas információk megfelelő védelmét. Lehetővé teszik az adminisztrációs személyzet számára, hogy több munkát végezzen el kevesebb idő alatt és kevesebb erőforrás felhasználásával, valamint azt, hogy gyorsan megtalálja, amire szüksége van az auditáláshoz vagy a szabályozási követelmények teljesítéséhez.
A gyártó szektor sokat nyerhet az intenzív papírhasználattal járó gyakorlatok elhagyásával: növelheti a hatékonyságot, csökkentheti a költségeket és bevételeket generálhat.
A Lexmark által kínált megoldások széles választéka segíti áthidalni az elérhetetlen tartalmak – mind a papíralapú, mind a digitális –, valamint az őket igénylő emberek és folyamatok között meglévő űrt. Az okos eszközök, szoftverek és szolgáltatások kombinálásával a Lexmark finomítja és automatizálja a munkafolyamatot a hatékonyság növelése érdekében.
Előfordulhat, hogy egy gyártó nem képes teljesen felügyelni a gyártól a raktárig tartó utazást, de hatékonyabb ellenőrzést tud gyakorolni az ellátási láncot vezérlő dokumentumok és adatok felett. A Lexmark intelligens tartalomkezelő megoldásai olyan, holisztikus áttekintést nyújtanak egy szervezet számára, amelyre elengedhetetlenül szüksége van a teljesítmény és a növekedés ösztönzéséhez.
