A NetLock Kft., a magyarországi hiteles elektronikus ügyintézés vezető vállalata bejelentette egyedülálló eGyűlés szolgáltatását, melynek köszönhetően a vállalatok a tag-, és közgyűléseket már személyes jelenlét nélkül bonyolíthatják le. Az új szolgáltatás jelentősen leegyszerűsíti, és hatékonyabbá teszi a tag-, és közgyűléseket a gazdasági társaságok és nonprofit szervezetek számára, a jegyzőkönyvet pedig a szolgáltató elektronikusan hitelesíti, és hozzáférhetővé teszi. Az időhatékonyság és költségcsökkenés mellett az eGyűlés fokozza a tulajdonosi kontrollt, a taggyűlések dokumentáltságát, ezáltal a tulajdonosok jogbiztonságát a magyarországi, illetve a magyarországi szabályozás alá tartozó, de külföldi székhelyű vállalatoknál egyaránt. A fejlesztés a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Gazdaságfejlesztési Operatív Programjának keretében valósult meg

Az izlandi hamufelhő világszerte ajtót nyitott az alternatív kommunikációs eszközök előtt
Az utóbbi idők természeti jelenségei amellett, hogy nagy veszteségeket okoztak a vállaltoknak és magánembereknek egyaránt, az alternatív kommunikációs megoldások felé irányították a figyelmet. A vállalatok már korábban felismerték az online kommunikációs megoldások előnyeit, azonban számos országban még mindig nem terjedtek el széles körben: annak ellenére, hogy időhatékonyságot és költségmegtakarítást eredményeznek, és a felek ugyanolyan értékben kommunikálhatnak, mint a szermélyes találkozókon. A mindent megbénító hamufelhő elvonulását követően a vállalatok részéről érthető módon megnőtt az érdeklődés a virtuális találkozókhoz szükséges megoldások iránt.

A Gazdasági Társaságokról szóló törvény értelmében a gazdasági társaságoknak évente minimum egyszer össze kell hívniuk a tag, és közgyűléseket, és az ott elhangzottakat jegyzőkönyvben kell rögzíteni, majd archiválni. A 2006. évi IV. törvényben foglaltak szerint minden gazdasági társaságnak lehetősége van, hogy az "ülésén való személyes részvétel helyett a tagsági jogaikat elektronikus hírközlő eszközök igénybevételével gyakorolja"¹. A tag-, és közgyűlések egyik legfontosabb eleme a hitelesítés, mivel amennyiben a jegyzőkönyv hitelesítése elmarad, a meghozott döntéseknek nincsen joghatásuk.
Magyarországon eddig nem létezett olyan szolgáltatás, mely a fenti követelményeknek együttesen megfelelt volna, a NetLock ezért fejlesztette ki egyedülálló eGyűlés szolgáltatását. Az új megoldás teljes mértékben megfelel a magyar társasági jog által támasztott követelményeknek, valamint az elektronikus aláírásról és az elektronikus archiválásról szóló jogszabályoknak.

"Az előzetesen végzett piackutatásunk során kiderült, hogy a vállalatok nyitottak az innovatív megoldásokra, és felismerik az új lehetőségekben rejlő előnyöket. Magyarország első elektronikus taggyűlési szolgáltatása a jövőben jelentősen megkönnyíti a vállalatok számára a tag-, és közgyűlések lebonyolítását, így a szervezési és utazási költségek megtakarításán felül időhatékonyabban végezhetik tevékenységüket. Az eGyűlés mérföldkövet jelenthet a vállalatok életében, ezért reméljük örömmel fogadják majd új szolgáltatásunkat" - mondta Rózsahegyi Zsolt, a NetLock Kft. ügyvezető igazgatója.

eGyűlés: az online híd a tag-, és közgyűlésekhez
A NetLock Kft. új szolgáltatása időhatékony, és költségkímélő megoldást nyújt a magyarországi, illetve az olyan magyarországi szabályozás alá tartozó, de külföldi székhelyű vállalatoknak, és nonprofit szervezeteknek, akik nagyobb irányítói létszámmal vagy esetleg az ország különböző pontján elhelyezkedő tagokkal rendelkeznek. A szolgáltatás igénybevétele egyszerű: nem szükséges hozzá komoly informatikai infrastruktúra, csupán személyi számítógép, szélessávú internet hozzáférés és opcionálisan webkamera, e-aláírási jogosultság és időbélyeg. A vállalatok így személyes jelenlét, és időveszteség nélkül, valamint a szervezési, utazási és helyszíni költségek megtakarításával tarthatnak tag-, és közgyűléseket. Az eGyűlésnek köszönhetően a vezetői és tulajdonosi információk gyorsan disztributálhatók a tagok között, emellett a szolgáltatás lehetőséget teremt a tulajdonosi kontroll fokozására, javítja a tag-, és közgyűlések dokumentáltságát, ezáltal növeli a tulajdonosok jogbiztonságát.
A hitelesítési funkciónak köszönhetően a gyűlés már a meghívók kiküldésétől kezdve hiteles, a rögzített jegyzőkönyv a résztvevők között létrejövő esetleges vita vagy per során a bíróság előtt bizonyítékként szolgálhat. Biztonsági okokból az online taggyűlés szolgáltatásainak megvalósítására ezért szerver oldalon kerül sor.
Például egy négyfős Kft. tisztségviselő választása, ha a négy tag egymástól távol tartózkodik Magyarországon belül, akkor a taggyűlés lebonyolítása legalább 100 000 forintjába kerül a cégnek, míg az új szolgáltatás három órás használata esetén a költség körülbelül 30 000 forint.

A szolgáltatás használata a következő lépésekből áll:
1. A taggyűlés időpontjának egyeztetése
2. A megbeszélt időpontban a tagok csatlakozása a tárgyalószobához
3. A tagok azonosítása - a szolgáltatáson belül különböző, személyekhez kötött jogosultságok léteznek
4. A taggyűlés lebonyolítása
* A taggyűlési jegyzőkönyv elektronikus vezetése és rögzítése (kép és hang, csak hang, szöveg)
* A szavazásra feltett kérdések esetén a kérdés, valamint a szavazati arány megjelenítése, beleértve a kisebbségi vélemény megjelenítését is
* A taggyűlési jegyzőkönyv lezárása
5. A rögzített taggyűlés hitelesítése e-aláírással és időbélyegzővel
6. A hitelesített jegyzőkönyv törvényeknek megfelelő archiválása, tárolása, és a hozzáférés biztosítása a jogosultak számára hitelesítés őrzési időszakában
7. Amennyiben felmerül az igény, az ügyfél a szöveg nélkül rögzített jegyzőkönyvet utólag írásban is kérhető a szolgáltatótól

A szolgáltatás jelenleg háromféle csomagban - ingyenes demo verzióként, dobozos termékként, és egyedileg konfigurálható termékként - érhető el.

1: 2006. évi IV. törvény a gazdasági társaságokról 20. § (1) bekezdés