Dániában az állami hivatalok jelentős része már nem is fogad be mást, csak elektronikusan küldött dokumentumokat, ezzel védi a környezetet, spórol az államnak és az állampolgárnak. Több nagy nemzetközi autógyár és hipermarket-lánc beszállítói számára is természetes, hogy a megrendeléseket, számlákat, teljesítésigazolásokat papírok és faxok helyett zárt elektronikus rendszerben áramoltatják. Ha a magyar cégek is áttérnének az e-számlázásra, ezzel hazánk gazdasága 400 millió papír számlától és közel 4 milliárd euró fölösleges kiadástól szabadulna meg évente. A teljes körű e-számlázási megoldások európai szakértője, a finn Itella Information minderre kényelmes, tiszta és takarékos szolgáltatást tesz elérhetővé a havonta legalább 1000 számlát befogadó vagy kibocsátó cégek számára - immár Magyarországon is

Az Itella Information a 90-es évektől kezdve kínál költség- és környezetkímélő megoldásokat a számviteli folyamatok racionalizálása és hatékonyabbá tétele céljából. A fejlett informatikai megoldások segítségével a vállalatok sokkal gyorsabban és hatékonyabban tudják számviteli folyamataikat intézni.

E-számlával versenyelőnybe kerülnek a cégek

Az Európai Unió országaiban évente több mint 30 milliárd számla keletkezik, és ez a környezet mellett a vállalatok adminisztrációs költségeit is komolyan megterheli. A számlázási tevékenységhez kapcsolódó kiadások hazai viszonylatban is jelentősek, melynek árát nem csak a gazdálkodó szervezetek fizetik meg, hanem a végfelhasználók, a lakossági fogyasztók is. "Bár a környezet iránt elkötelezett vállalatok az e-átmenettel (e-Transition) akár évi 16 millió fát is megmenthetnek a kivágástól, ami hatalmas kincs, az e-számlázásra való áttérés mégsem csak zöld ügy, hanem legalább ennyire gazdasági önérdek is a cégek és az egyes országok számára" - mutatott rá az e-megoldások előnyeire Miikka Savolainen, az Itella Information európai leányvállalatainak felelős vezetője egy budapesti szakmai kerekasztal-beszélgetésen.

60% megtakarítás csak a számlakezelésen

A vállalatok papír alapú számlakezelési költségeikhez képest akár 60%-kal alacsonyabb költségszintet is elérhetnek az elektronikus számlázásra való áttéréssel. Az e-számlázással és a tevékenység kiszervezésével a papírra, nyomtatásra vagy éppen a kézbesítésre fordított kiadások csökkentése mellett a vállalatok szervezetileg is hatékonyabban tudnak működni. Sokkal kisebb a házon belül jelentkező fölösleges adminisztrációs teher és kevesebb az ebből adódó hibalehetőség is, ezáltal jelentős pénzügyi és belső szervezeti erőforrásokat szabadíthatnak fel fő üzleti tevékenységeik számára.

A XXI. század tökéletes számlája a megszületésétől a hosszas utóéletének legvégéig a virtuális térben marad. Egy digitális dokumentum, egy virtuális, de egyben minősített és hiteles bizonylat, amely ugyanolyan jogerővel bír, mint papíralapú elődje. Ha a hagyományos hivatalos levelezést felválthatta a céges e-mail, akkor eljött az ideje annak, hogy a vállalatok a papír alapú számlázást is lecseréljék a modern elektronikus megoldásokra.

Az e-számlázás lépcsőfokai
Az Itella Information 2010-es, 16 országra kiterjedő kutatása szerint Magyarország e-átmenet tekintetében jócskán el van maradva Nyugat-Európához, főként Nagy-Britanniához vagy a skandináv országokhoz képest, de Németországhoz vagy a szomszédos Ausztriához viszonyítva is rosszul állunk. Ezek az országok mind évekkel ezelőtt elindultak az e-átállás útján, sokféle módszert kipróbáltak, és ma előttünk tartanak. "Magyarország könnyen léphet e-számlázásban az utolsókból az elsők közé, ha egyből a legfejlettebb és legtakarékosabb elektronikus számlakezelési rendszereket adaptálja. Az ehhez szükséges teljes körű know-how szerencsére már Magyarországon is rendelkezésére áll és bevezethető" - emelte ki Niko Savikko, az Itella magyar leányvállalatának ügyvezetője.

1. A minősített képfájlként (pdf formátumban, elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva), e-mailen küldött számla is e-számla ugyan, de a hatékony pénzügyi folyamatokat támogató megoldások már fejlettebb lehetőségeket is kínálnak.
2. Az e-számlázás segítségével a számlák már egyáltalán nem öltenek papír alakot, így nincs többé nyomda- és postaköltség sem. A számlák eleve elektronikusan kerülnek kiállításra és továbbításra, hordozhatnak olyan intelligens elemeket, melyek segítségével a vevő rendszere azokat automatikusan számviteli információkká tudja dekódolni.
3. A nemzetközi gyakorlat (pl. multinacionális vállatoknak beszállító hazai kkv-k esetében) egyre intenzívebben igényel olyan standardizált e-számla formátumokat is (pl.: OB10, Crossgate), melyek a közeljövőben nélkülözhetetlenek lesznek a versenyben maradáshoz Magyarországon is.
4. Egyes szektorokban a leggyorsabb és legtakarékosabb megoldást az EDI rendszerek jelentik, amikor eladó és vevő informatikai rendszerei egy zárt adatkapcsolaton keresztül bonyolítják le a tranzakciókat a számlázástól az archiválásig.

Az Itella Information mindezen standardok bevezetéséhez szakértői konzultációt és teljes körű e-számlakezelési megoldásokat tesz hozzáférhetővé immár Magyarországon is. Az Itella Information Európa-szerte több ezer közép- és nagyvállalat e-számlakezelését támogatja kimenő és bejövő számlaoldalon, melynek során jelentős nemzetközi tapasztalatot halmozott fel a nagy volumenű elektronikus számlafeldolgozás területén. A kiforrott gyakorlat révén az Itella a vevői számlák, felszólító levelek költséghatékony digitális előállítása és továbbítása, valamint a szállítói számlák digitalizálása és archiválása terén egyaránt költséghatékonyan kiszervezhető megoldásokat kínál.

Az Itella Information honlapja